Lorsque le téléphone de votre entreprise sonne constamment, une intégration VoIP est la solution par excellence pour gérer votre communication professionnelle. Il est extrêmement frustrant pour les clients de devoir les mettre en attente pendant que vous les transférez, notez leur numéro de téléphone et leur message, ET que vous devez en même temps chercher une solution à leur problème.

Il y a non seulement le risque d’erreur humaine, ce qui peut vous faire perdre une vente. Mais il est encore plus pénible de devoir mettre les clients en attente pour chercher leur commande dans un autre programme. Lorsqu’un autre appel arrive en même temps, vous avez deux personnes en attente et frustrées.

La plupart des entreprises utilisent différentes applications, ce qui ne favorise pas l’efficacité. L’une de ces applications indispensables est la téléphonie d’entreprise en ligne. Mais pour récupérer les données du client, vous devez littéralement changer d’onglet ou d’écran et taper les données dans le champ de recherche. Tout cela est très énervant et prend du temps. Mais et si vous pouviez synchroniser tout cela, afin de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de votre téléphonie en ligne depuis votre logiciel familier ? Découvrez l’intégration VoIP !

Automatismes, intégrations et logiciels

La réalité est que les processus manuels vous coûtent beaucoup de temps et d’argent, et cela est très stressant tant pour vos employés que pour vos clients. La solution vient sous la forme du mot magique AIS : automatismes, intégration et logiciels.

Concrètement pour votre téléphonie d’entreprise, cela signifie que vous couplez votre application téléphonique en ligne à votre système CRM (Customer Relation Management) ou solution ERP (Enterprise Resource Planning) actuel. Le but est de remplacer autant que possible les actions manuelles par des automatismes en intégrant (intégrations) votre téléphonie en ligne dans d’autres applications d’entreprise (logiciels).

Une intégration VoIP permet de coupler votre téléphonie en ligne à pratiquement toutes les applications d’entreprise possibles dans le but d’automatiser et d’optimiser le processus de communication interne et externe.

Et cela se traduit non seulement par une efficacité accrue de vos employés, mais aussi par une satisfaction client plus élevée. Une meilleure productivité et des clients satisfaits = un chiffre d’affaires plus élevé, et c’est finalement de cela qu’il s’agit.

Que signifie l’intégration VoIP ?

VoIP signifie voice over internet protocol, la technologie pour appeler en ligne. Avec une plateforme VoIP, vous pouvez donc appeler avec n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet, smartphones, ordinateurs et tablettes, ET même avec une ligne fixe. Une intégration VoIP garantit alors que vous pouvez intégrer sans heurts votre téléphonie en ligne dans vos autres applications. De cette façon, vous créez un écosystème logiciel convivial, efficace et clair.

Avec une telle intégration de téléphonie en ligne, vous n’avez plus besoin de basculer manuellement entre votre application téléphonique et le programme que vous utilisez pour votre service client (CRM) pour appeler le dossier de l’appelant.

Mais les possibilités des intégrations VoIP ne se limitent pas au service client. La téléphonie en ligne peut, grâce aux intégrations VoIP, également être couplée à d’autres applications d’entreprise, comme des programmes de comptabilité, des applications de productivité ou des outils de gestion des stocks.

Comment fonctionne l’AIS concrètement ?

Les intégrations garantissent qu’une synchronisation automatique des données a lieu entre deux plateformes logicielles compatibles de votre choix. Ainsi, vous pouvez utiliser différentes intégrations VoIP par exemple pour synchroniser votre e-mail, vos applications d’entreprise et votre téléphonie en ligne.

Une fois que votre téléphonie en ligne est couplée à votre système CRM, les appels et les messages sont automatiquement enregistrés dans votre CRM. Cela élimine la nécessité de rechercher à chaque fois les données clients dans les deux systèmes. Lorsque quelqu’un appelle, vous voyez immédiatement son nom dans votre plateforme téléphonique, ce qui vous permet d’avoir toutes les données à portée de main en un clic de souris.

Fonctionnalités pratiques dont vous ne voudrez plus jamais vous passer

Un couplage entre votre téléphonie en ligne et votre/vos application(s) d’entreprise préférée(s) offre quelques fonctionnalités dont vous ne voudrez plus jamais vous passer.

Un aperçu des principaux gadgets :

Appels entrants

Lorsque quelqu’un appelle, une fenêtre contextuelle apparaît avec les données clients pertinentes de votre CRM.

Lorsqu’il n’y a pas de correspondance avec le CRM, l’intégration complète les infos avec la recherche automatique de numéros Google (Google Number Lookup).

Enregistrement standard des conversations avec la possibilité d’ajouter des notes. Aucune action n’est donc plus requise pour enregistrer les appels.

Et bien plus encore…

Appels sortants

Chaque numéro de téléphone dans votre application d’entreprise couplée est accompagné d’un lien click-to-call, sur lequel il vous suffit de cliquer pour appeler.

Dans n’importe quel programme, vous pouvez sélectionner n’importe quel numéro de téléphone et appeler en appuyant simplement sur F7 (Windows).

Grâce à une application de téléphone de bureau pratique, vous pouvez facilement composer ou coller un numéro pour l’appeler directement.

Et encore bien plus…

Avantages de l’AIS

En couplant votre téléphonie d’entreprise en ligne à vos autres applications d’entreprise dans le cloud, non seulement vos clients en profitent, mais vos collègues et votre entreprise elle-même bénéficient également de nombreux avantages.

Avantages pour les clients

En tant que chef d’entreprise, vous avez certainement déjà appelé une autre entreprise qui a pu faire apparaître vos données en un clin d’œil, répondre rapidement à toutes vos questions et résoudre le problème immédiatement sans avoir à vous mettre en file d’attente. La personne que vous aviez en ligne utilisait un système avec intégration VoIP.

Le processus se déroule si fluidement et sans accroc pour le consommateur que les clients n’ont même pas idée de ce qui se passe de l’autre côté. La seule chose qu’ils savent, c’est qu’ils ont reçu un service client impeccable. Et c’est bien sûr ce que vous souhaitez également offrir en tant qu’entreprise ambitieuse.

Avantages pour les employés

Vos employés sont bien sûr déjà très heureux que vous soyez passé à la téléphonie en ligne. Mais en intégrant votre système VoIP dans d’autres logiciels d’entreprise, vous n’avez jamais vu autant de visages rayonnants sur le lieu de travail. Les principaux atouts des intégrations VoIP pour les employés sont :

• Multitâche
• Augmente l’efficacité
• Accès, utilisation et partage des données

Avantages pour votre entreprise elle-même

Votre entreprise elle-même bénéficie également des intégrations VoIP. Quelques atouts non négligeables pour les entreprises sont :

• Les employés peuvent se connecter de n’importe où
• Communication interne et externe sans faille
• Idéal pour les centres d’appels virtuels
• Installation et mises à jour simples dans le cloud
• Plus rentable que les systèmes analogiques
• Ajout illimité d’applications
• Facile à mettre à l’échelle

Quelles applications pouvez-vous coupler avec votre téléphonie en ligne ?

Les intégrations VoIP augmentent considérablement l’efficacité de votre système de téléphonie d’entreprise en ligne. Comme il est facile et bon marché d’utiliser ces intégrations, il ne vous reste plus qu’à décider quelles applications vous allez coupler.

CRM

La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui un système CRM : un programme avec lequel elles entretiennent les relations avec leurs clients. Ces applications sont indispensables pour une gestion correcte des clients et l’envoi d’e-mails. Mais rarement vous pouvez également appeler avec. En couplant votre outil CRM à votre système téléphonique en ligne, vous économisez un temps précieux pour appeler les données clients, le numéro de commande et d’autres informations. Lorsque quelqu’un appelle, vous avez alors immédiatement toutes les infos sur un plateau d’argent.

ERP

La téléphonie en ligne peut être couplée à pratiquement toutes les applications d’entreprise possibles, donc pas seulement aux systèmes de relations clients. Le même exercice que pour le CRM peut également être fait pour des applications d’entreprise plus spécifiques pour des secteurs comme les hôpitaux, les centres d’appels, les cabinets comptables ou d’avocats, les chaînes de supermarchés, et ainsi de suite.

Chat ou sms

Certaines personnes préfèrent tchatter ou envoyer un message. Une intégration VoIP permet alors de passer de l’appel au chat ou au sms. Avec une application qui prend en charge les sms ou le chat, vous pouvez alors répondre à vos clients depuis votre système CRM habituel via le moyen de communication qu’ils préfèrent.

IA et transcription

Parfois, prendre des notes pendant un appel téléphonique ne suffit pas. Avec les applications d’IA et de transcription, vous obtenez automatiquement une version écrite de la conversation après un appel. Ces applications sont pratiques pour avoir rapidement un aperçu du contenu des conversations téléphoniques précédentes. C’est aussi extrêmement pratique pour former de nouveaux employés, car ils peuvent ainsi apprendre comment gérer les clients difficiles.

La combinaison de la téléphonie en ligne et des applications est différente pour chaque entreprise. C’est à vous, en tant que chef d’entreprise, de choisir les outils qui tirent le meilleur parti de votre téléphonie d’entreprise en ligne. Dans l’App Store de Belfabriek, vous trouverez un aperçu complet des nombreuses applications avec lesquelles vous pouvez coupler la plateforme de téléphonie.

Belfabriek : écosystème logiciel et téléphonie en ligne sur mesure

Belfabriek, le spécialiste dans le domaine de la téléphonie d’entreprise en ligne, couple votre téléphonie en ligne à toutes vos applications préférées. Une équipe d’experts aide quotidiennement les entreprises à automatiser leurs processus d’entreprise et à améliorer leur communication via tous les canaux imaginables : chat, téléphone, sms, e-mail.

Tirez encore plus de vos différentes applications d’entreprise et de votre téléphonie en ligne grâce aux intégrations VoIP de Belfabriek !