Vous faites bien sûr de votre mieux pour être aussi joignable que possible pour vos clients. Mais aux moments de pointe et en dehors des heures de bureau, il peut arriver que vous ne puissiez pas répondre à vos clients. Un répondeur numérique, également appelé message téléphonique, offre alors une solution. Les appelants peuvent en effet laisser un message sur le répondeur, après quoi le fichier audio vous est envoyé par e-mail. Vous pouvez ainsi réécouter le fichier quand cela vous convient.

Normalement, vous faites confiance à vos employés pour représenter votre entreprise par téléphone, mais avec un répondeur, cela devra se faire avec un texte préenregistré. Voici 5 conseils pour le faire de la meilleure manière possible.

1 - Restez bref

Les clients préfèrent ne pas entrer en contact avec un répondeur. Ils appelaient probablement pour avoir une personne en ligne. Tenez-en compte lors de l’enregistrement du message de bienvenue. Soyez aimable, mais restez par ailleurs court et concis.

2 - Commencez par dire qui vous êtes

Cela va de soi, mais on l’oublie parfois encore : mentionnez bien le nom de l’entreprise sur le message téléphonique. Le client a composé un numéro de téléphone et a ensuite appelé, il est donc judicieux de confirmer que le client a appelé le bon numéro.

3 - Assurez-vous d’avoir un espace silencieux

Un enregistrement n’a pas toujours besoin d’être de qualité studio, mais assurez-vous qu’il n’y ait pas toutes sortes de bruits en arrière-plan. Des voitures qui klaxonnent, le vent qui siffle ou des gens qui parlent en arrière-plan pendant le message sur votre répondeur sont non seulement dérangeants pour l’appelant, mais aussi non professionnels. Vous n’arrivez pas à faire un bon enregistrement ? Via Belfabriek, vous pouvez également faire réaliser un enregistrement professionnel. Il y a le choix entre différents acteurs et actrices de voix,

4 - Faites ce que vous dites

Faites bien attention aux promesses que vous faites via votre répondeur. Promettez-vous de rappeler dans la journée ? Assurez-vous alors de pouvoir le faire.

5 - Soyez unique et personnel

Chaque contact avec votre entreprise en est un, donc aussi le contact avec votre répondeur. Enregistrez le message d’une manière unique et personnelle, qui correspond aux valeurs fondamentales de votre entreprise. Tutoyer ou vouvoyer, humoristique ou justement très sérieux : assurez-vous que les clients reconnaissent vraiment votre entreprise lors de ce moment de contact.