**Mettre en place une ligne d’assistance avec des bénévoles est une tâche en soi

les appels entrants doivent être parfaitement transférés lorsque vous souhaitez offrir une conversation confidentielle et une oreille attentive.**

Quelles sont les exigences pour un tel service d’aide téléphonique et quelles actions devez-vous entreprendre pour mettre en place une ligne d’assistance avec succès ? Passons-les en revue étape par étape :

Que fait une ligne de bénévoles ?

Une ligne de bénévoles aide les gens à résoudre des problèmes ou offre une oreille attentive pour que les gens puissent parler de leur problème. Quelques exemples de lignes de bénévoles sont des numéros de téléphone où l’on peut écouter et parler de problèmes financiers, de santé mentale, de divorce, si l’on a perdu un être cher ou si l’on a besoin d’une bonne conversation.

Souvent, ces lignes d’assistance sont tenues par des bénévoles experts qui offrent une oreille attentive pendant leur temps libre. Ces bénévoles doivent bien pouvoir se mettre à la place des autres et faire preuve de compréhension pour toutes sortes de situations. Ces lignes téléphoniques sont souvent joignables tous les jours ouvrables, parfois aussi le week-end ou la nuit.

Une ligne d’assistance peut demander beaucoup aux bénévoles, surtout sur le plan émotionnel. C’est pourquoi il est agréable si la technique autour de la ligne d’assistance fonctionne sans problème jour et nuit.

Grâce à la convivialité et aux nombreuses fonctions téléphoniques de notre système de réponse vocale interactive (IVR), vous configurez la ligne d’assistance comme vous le souhaitez afin que les bénévoles puissent se concentrer entièrement sur les conversations avec la bonne technique et que l’appelant puisse raconter son histoire.

Étape 1 : choisissez un beau numéro de téléphone

Vous pouvez bien sûr mettre en place une ligne d’assistance avec votre numéro de téléphone local. Vous obtenez ainsi une image fortement locale, ce qui n’est pas toujours souhaitable si vous voulez attirer un public national. C’est pourquoi nous vous recommandons un numéro de téléphone national. Avec un numéro de téléphone national, tout le monde peut vous appeler au coût local depuis tout le pays.

Un numéro 0800 est gratuit pour les appelants, ce qui signifie que les frais d’appel sont à votre charge.

Si vous ne voulez pas une ligne d’assistance gratuite ou payante mais que les appelants puissent appeler au tarif normal, choisissez un numéro 078. Nous avons une longue liste de numéros 0800 et 078 disponibles que vous pouvez réserver directement.

Étape 2 : connectez les bénévoles à la ligne d’assistance

Maintenant que le numéro est à vous, vous devez configurer sur notre plateforme téléphonique où le téléphone doit sonner si quelqu’un appelle. Ces destinations finales peuvent être les numéros fixes ou mobiles des bénévoles. Ou le téléphone fixe. Ou une application de notre part qu’ils installent sur l’ordinateur.

Ainsi, nous intégrons tout le monde dans l’équipe d’appel et vous avez un centre d’appels virtuel.

Sur notre page d’équipe, chaque employé peut définir s’il est disponible à ce moment-là pour répondre aux appels. Ainsi, notre ordinateur sait exactement vers qui le transfert est possible à ce moment-là.

Votre ligne d’assistance est maintenant accessible de manière optimale. Cette technique fonctionne pour 1 à 250 personnes et est la même technique utilisée pour les numéros d’urgence qui doivent aussi être accessibles la nuit, comme les lignes de transplantation.

Étape 3 : ajoutez d’autres fonctions

Vous avez maintenant un numéro facile à retenir pour votre ligne d’assistance qui redirige les appelants vers les bénévoles disponibles. Mais qu’en est-il si tous les employés sont en ligne ? Grâce aux fonctions téléphoniques pratiques de Belfabriek, vous pouvez préparer votre numéro à cela.

Vous pouvez par exemple enregistrer un texte de bienvenue avec les heures d’ouverture et l’adapter lorsque vous n’êtes pas joignable. Avec un menu de sélection, vous donnez aux appelants des options parmi lesquelles choisir, afin qu’ils soient directement transférés au bon collègue. Et avec une file d’attente, vous placez les appelants en attente lorsqu’il y a du monde. Si la file d’attente devient trop longue, vous pouvez configurer que l’on demande aux appelants de laisser un message sur le répondeur numérique.

Avez-vous des souhaits spécifiques ? Alors votre propre développeur peut construire une solution parfaite sur mesure avec notre API de téléphonie (Interface de programmation d’application).

La Compagnie de Téléphone pour les Lignes d’Assistance

Comme vous le voyez, mettre en place un service d’aide téléphonique est tout à fait faisable. Chez Belfabriek, il est possible de commencer petit et de grandir de plus en plus. Tous nos clients ont en effet accès aux mêmes fonctions, avec lesquelles vous pouvez donc aussi étendre votre numéro avec le temps. Avez-vous encore des questions sur la mise en place d’une ligne de bénévoles ? Nous vous donnons volontiers plus d’informations ou démarrez directement votre ligne d’assistance au 0800-77 899 !