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SveziaInstradamento chiamate basato su calendario
Ogni azienda opera secondo un calendario in cui l’orario di ufficio, le pause, i turni rotanti, gli elenchi di reperibilità, i giorni festivi e le chiusure stagionali si alternano. L’aggiornamento manuale dell’instradamento delle chiamate ogni volta che questo calendario cambia costa tempo ed è soggetto a errori, il che significa che le chiamate vanno alla persona sbagliata o non vanno da nessuna parte.
Con l’instradamento basato su calendario, automatizzi completamente questo. Descrivi il tuo calendario e CallFactory configura l’instradamento in modo che le chiamate durante l’orario di ufficio vadano al team e al di fuori dell’orario vadano alla segreteria telefonica o a un numero di reperibilità. I turni di reperibilità ruotano ogni settimana? L’instradamento segue automaticamente quella rotazione, senza che qualcuno debba aggiornare manualmente e senza che un aggiornamento dimenticato porti a chiamate perse.
- Instradamento basato sull’orario di ufficio e sui turni
- Instradamento automatico della reperibilità e dei giorni festivi
- Turni rotanti e calendari stagionali
- Configura una volta, poi funziona automaticamente
Vantaggi della funzione di instradamento basato su calendario
Scopri come i nostri strumenti intelligenti ti aiutano a lavorare più efficientemente, a risparmiare tempo prezioso e a migliorare notevolmente la comunicazione della tua azienda.
Sempre aggiornato
L'instradamento segue il calendario come l'hai definito, in modo che i cambi di turno, le sostituzioni e i giorni liberi siano visibili immediatamente dopo l'aggiornamento della configurazione, senza supposizioni o aggiornamenti dimenticati.
Perfetto per i turni a rotazione
Gli elenchi di reperibilità settimanali, i team alternati e la copertura del fine settimana sono controllati senza eccezione dal calendario, che si tratti di sanità, supporto IT o monitoraggio 24/7.
Risparmia tempo amministrativo
Non devi più regolare manualmente la destinazione della chiamata ogni mattina o ad ogni cambio di turno, perché imposti il calendario una volta e l'instradamento si adatta automaticamente fino a quando il calendario stesso non cambia.
Casi d'uso reali
L'instradamento basato su calendario è principalmente utilizzato in settori in cui la disponibilità dipende fortemente dalla pianificazione.
Medici su una linea medica di emergenza
Un gruppo di medici condivide una linea medica di emergenza in cui ogni medico è di guardia un fine settimana al mese. CallFactory trasferisce automaticamente le chiamate al medico di guardia, in modo che nessuno debba cambiare manualmente e nessuna chiamata vada persa.
Volontari su una linea di aiuto
Un'organizzazione benefica o di supporto gestisce una linea di aiuto con volontari che coprono ciascuno le proprie ore ogni settimana. CallFactory trasferisce automaticamente le chiamate al volontario di guardia in quel momento, in modo che la linea sia occupata in ogni momento concordato.
Società di sicurezza
Le chiamate urgenti vengono trasferite automaticamente alla guardia di servizio, in modo che tu mantenga una copertura 24/7 senza dover dipendere da fogli di calcolo obsoleti o controlli manuali.
Come funziona l'instradamento basato su calendario
Stabilisci il tuo calendario, incluso l’orario di ufficio, i turni, gli elenchi di reperibilità e i giorni festivi, dopodiché CallFactory collega ogni momento a una destinazione di chiamata. Non appena una chiamata arriva, il sistema confronta l’ora attuale con il tuo calendario e trasferisce la chiamata alla giusta destinazione.
Un esempio concreto: da lunedì a venerdì dalle nove alle diciassette, le chiamate vanno all’ufficio, mentre la sera e il fine settimana vanno al telefono cellulare di reperibilità. Nei giorni festivi nazionali, viene riprodotto un messaggio di chiusura e al chiamante viene data la possibilità di segreteria telefonica. Imposti ogni regola una volta, dopodiché l’instradamento si adatta automaticamente fino a quando il calendario stesso non cambia.
Turni a rotazione ed elenchi di reperibilità
Per i team con un calendario rotante, l’instradamento basato su calendario è più potente. Descrivi quale membro del team copre quali giorni e ore e CallFactory trasferisce automaticamente le chiamate alla persona giusta, in modo che colui che è di guardia lunedì sera riceva le chiamate di lunedì sera e il team del fine settimana riceva le chiamate del fine settimana.
Se il calendario cambia perché qualcuno cambia, prende le ferie o è nuovo nella rotazione, ci invii un messaggio e l’instradamento viene aggiornato immediatamente. Nessuno deve immergersi nel sistema telefonico o riposizionare manualmente i trasferimenti.
Orario di ufficio, giorni festivi e eccezioni
L’applicazione più comune è separare l’orario di apertura e chiusura. Durante l’orario di apertura, le chiamate vanno al tuo team, mentre i chiamanti al di fuori di queste ore sentono un messaggio con i tuoi orari di apertura e possono lasciare un segreteria telefonica. In questo modo, i chiamanti sanno sempre quando possono chiamarti e il tuo team non sarà disturbato al di fuori dell’orario di lavoro.
I giorni festivi e le chiusure speciali funzionano allo stesso modo. Comunichi i tuoi giorni festivi, eventi aziendali o chiusure di emergenza, e l’instradamento si adatta quel giorno, ad esempio riproducendo un messaggio diverso, inviando le chiamate a un numero diverso o attivando direttamente la segreteria telefonica.
Combina con altre funzionalità
L’instradamento per calendario funziona con il resto del tuo flusso di chiamate, in modo che tu possa aggiungere un menu di selezione e una coda durante l’orario di ufficio. Al di fuori dell’orario di ufficio, viene riprodotto un messaggio di benvenuto con i tuoi orari di apertura e offri la segreteria telefonica, e con un tono sussurrato aggiunto, il tuo membro del team di guardia sa immediatamente che la chiamata passa attraverso la linea al di fuori dell’orario.
Le aziende con numeri di telefono internazionali ne beneficiano ancora di più, perché ogni numero può seguire il suo proprio calendario con diversi fusi orari, diversi orari di ufficio e i suoi propri elenchi di reperibilità, il tutto mentre viene gestito da un unico account.
Gratuito in ogni numero
L’instradamento basato su calendario è incluso senza costi aggiuntivi in ogni numero CallFactory, indipendentemente da come configuri il tuo calendario in modo semplice o esteso.
Questa funzione è inclusa gratuitamente in ogni numero di telefono italiano o numero internazionale.
Scopri di più su altre funzionalità
Trova maggiori informazioni sulle nostre funzionalità che possono migliorare la comunicazione della tua azienda.
Cambia le destinazioni delle chiamate
Instrada le chiamate a qualsiasi dispositivo (cellulare, telefono fisso o VoIP), cambia le destinazioni in qualsiasi momento dal tuo cruscotto, aggiungi tutte le estensioni di cui hai bisogno e …
Messaggio di benvenuto
Accogli ogni chiamante con un messaggio professionale prima di trasferire la chiamata. Registralo tu stesso, usa un doppiatore, o generalo al istante con l’assistente di sintesi vocale …
Segreteria intelligente
Quando nessuno risponde, i chiamanti lasciano una segreteria che arriva nella tua casella di posta come un file audio. Saluti personalizzati, più destinatari e nessun software aggiuntivo necessario.
Instradamento basato su calendario — Domande frequenti
Ottieni risposte chiare sull’instradamento basato su calendario e su come funziona nella pratica per la tua azienda.
Descrivi il tuo calendario, incluso l’orario di ufficio, i turni, gli elenchi di reperibilità e i giorni festivi, dopodiché configuriamo l’instradamento affinché ogni momento sia collegato a una destinazione di chiamata. Comunichi i cambiamenti al nostro team di supporto in qualsiasi momento desiderato.
Contatti il nostro team di supporto e l’instradamento viene aggiornato immediatamente, in modo che un cambio di turno, un’assenza per malattia o un aggiustamento dell’ultimo minuto vengano immediatamente applicati all’instradamento.
Sì. Configuriamo sia le eccezioni ricorrenti che quelle uniche, pensa ai fine settimana, giorni festivi, chiusure aziendali e chiusure di emergenza. L’instradamento segue semplicemente il calendario che abbiamo stabilito per te.
Sì. Ogni numero CallFactory può avere il suo proprio calendario e schema di instradamento, il che è utile per le aziende con numeri in diversi fusi orari o per i dipartimenti con i propri orari di apertura.
Sì. Durante l’orario di ufficio, fai passare le chiamate attraverso un menu di selezione e una coda, e al di fuori dell’orario, riproduci un messaggio e offri la segreteria telefonica. L’instradamento per calendario determina quando accade cosa, mentre le altre funzionalità determinano come procede la chiamata.
Comunichi la rotazione, cioè chi copre quali giorni e ore, e la configuriamo nel sistema. La persona che è di guardia questa settimana riceve anche le chiamate di questa settimana, e non appena il calendario cambia, ci invii un messaggio e il nuovo accordo entra immediatamente in vigore.
Il calendario è configurato dal nostro team di supporto in base ai tuoi desideri. Se desideri cambiare qualcosa, ad esempio un cambio di turno, un nuovo membro del team o orari regolati, ci invii un messaggio e l’aggiornamento si attiva immediatamente.
No. Questa funzione è inclusa senza costi aggiuntivi in ogni numero CallFactory.
