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SveziaUn solo numero sull'insegna, quattro team alle spalle.
Un menu telefonico chiede a chi chiama una sola cosa, cioè per quale reparto chiama, e indirizza subito la chiamata nella direzione giusta. Niente trasferimenti, niente domanda da rispiegare una seconda volta e nessun collega che risponde per qualcosa di cui non può occuparsi.
Una chiamata attraverso il menu
«Benvenuti in Rossi Srl. Per l'ufficio commerciale premere 1, per l'assistenza 2, per l'amministrazione 3.»
- 1 Commerciale team · 4 telefoni
- 2 Assistenza coda
- 3 Amministrazione numero di cellulare
- — Nessun tasto premuto torna all'inizio
Ogni scelta porta a una destinazione: un team, una coda, un numero, una segreteria o un altro menu. Chi non preme nulla sente il menu ancora una volta e poi arriva alla destinazione che hai impostato come riserva.
Il trasferimento è la parte più costosa di una chiamata
Non perché duri a lungo, ma perché succede due volte: chi chiama spiega la sua domanda a qualcuno che non può farci nulla, e poi di nuovo a qualcuno che può. Nel frattempo due persone sono occupate con una sola chiamata.
Vengono disturbate le persone sbagliate
Chi risponde per caso è quello che viene interrotto, di solito qualcuno che non se ne occupa. Con poche chiamate al giorno non si nota; con trenta è mezza giornata di attenzione che nessuno recupera.
Chi chiama lo racconta due volte
E la seconda volta in modo più breve e più irritato della prima. È il momento in cui una chiamata iniziata bene diventa comunque faticosa, prima ancora che qualcuno arrivi alla vera domanda.
Non sai dove si concentra il volume
Senza menu arriva tutto in un unico mucchio. Con un menu vedi quante persone premono 1 e quante 2, e quindi quale team cede per primo quando il lavoro aumenta.
Quattro passaggi, e i primi tre li facciamo noi
Un menu non è un’impostazione ma un flusso di chiamata, e lo costruiamo noi per te. Quello che fai poi da solo è cambiare le destinazioni che seguono, dal tuo dashboard, come per tutto il resto del tuo instradamento.
- Passo 1
Ci comunichi le opzioni
Quali scelte vuoi offrire e dove deve portare ciascuna. Tre o quattro bastano quasi sempre.
- Passo 2
Il testo diventa una voce
Scrivi il messaggio del menu e scegli una voce nell’assistente di sintesi vocale. Puoi anche registrarlo tu o affidarti a un doppiatore.
- Passo 3
Costruiamo noi il flusso
Programmiamo il menu, la destinazione di riserva e i trasferimenti, e lo attiviamo sul tuo numero.
- Dopo
Le destinazioni le cambi tu
Un team che cambia, un numero da modificare: lo fai da solo e vale subito, già per la chiamata che arriva in quel momento.
Lo stesso menu, un altro modo di scegliere
Vendiamo anche un receptionist virtuale, che fa esattamente questo: solo che chi chiama dice «assistenza» invece di digitare 2. Stesso elenco, stesse destinazioni, stessa prevedibilità. La scelta dipende da chi ti chiama, non da cosa è più nuovo.
Digitare
Chi chiama digita un numero. Non c’è nulla da capire male.
- Funziona con il rumore di fondo
- Funziona per chi non vuole o non può parlare
- Funziona in ogni lingua e con ogni accento
- Richiede però che si ricordino le opzioni
Parlare
Chi chiama dice perché chiama. Niente tastiera da cercare in auto.
- Nessuno deve ricordare un numero
- Adatto anche a elenchi più lunghi
- Può fraintendere: la destinazione di riserva è essenziale
- Scegli tu la lingua del riconoscimento
Quattro scelte decidono se il tuo menu funziona
La tecnica è la parte facile. Sono queste quattro a decidere se chi chiama arriva in fondo senza intoppi o riattacca.
Quante opzioni offri
Tre o quattro. Da cinque in su la prima opzione è già dimenticata prima che venga letta l’ultima, e chi chiama preme un tasto a caso.
Se hai più reparti che opzioni, raggruppali e dividili solo in un sottomenu.
In che ordine sono
Prima l’opzione più scelta. Così la maggior parte di chi chiama non deve ascoltare il resto, ed è l’unica modifica che puoi fare senza un nuovo testo.
Dopo un mese vedi nelle statistiche se il tuo ordine corrisponde alla realtà.
Cosa c'è dietro ogni scelta
Un team, una coda, un numero di cellulare, una segreteria o un altro menu. Una scelta che porta a una linea vuota è peggio di nessuna scelta.
Dietro ogni opzione metti qualcosa che risponde di sicuro, anche la sera.
Cosa succede se non si preme nulla
Una linea fissa, una coda o il menu ancora una volta. È l’impostazione in cui si perde la maggior parte di chi chiama, e l’unica che nessuno prova.
Chiama il tuo numero e non premere nulla. Il test è tutto qui.
Incluso in Servizio clienti
Il menu di selezione è incluso senza costi aggiuntivi in Servizio clienti, per un massimo di otto persone a €49 al mese. Non importa se scegli un menu semplice con due opzioni o una configurazione ampia e multilingue su più livelli.
La funzione è disponibile su ogni numero di telefono italiano e su tutti i nostri numeri di telefono internazionali, quindi non devi mai scegliere tra funzionalità e copertura.
Sul menu telefonico
Tecnicamente più di quante dovresti volerne. In pratica tre o quattro, con dei sottomenu se ti serve davvero di più. Un menu che bisogna ascoltare fino in fondo ti fa perdere proprio la persona che cercavi di aiutare.
Dipende da cosa cambi. Le destinazioni dietro le opzioni le modifichi tu in tempo reale: un collega assente, un numero che oggi deve cambiare, lo gestisci dal tuo dashboard e vale subito. Se invece vuoi cambiare il menu stesso, con un’opzione in più, un ordine diverso o un nuovo testo, lo modifichiamo noi ed è attivo il giorno lavorativo successivo.
Sì. Il menu è legato al numero, non al paese. Puoi impostare per ogni numero un menu diverso in un’altra lingua, con dietro le opzioni gli stessi team oppure team diversi.
Il menu ancora una volta, e poi la destinazione di riserva che hai impostato. Non farla mai diventare un vicolo cieco: c’è anche chi chiama da un telefono fisso da cui i toni dei tasti non sempre arrivano.
Sì. Un voicebot è una destinazione come un team o una coda, quindi puoi per esempio mandare l’opzione 3 a un bot che raccoglie gli ordini e il resto alle persone.
Ci invii le opzioni del menu che desideri e ci indichi dove deve portare ciascuna. Poi programmiamo il menu completo e lo attiviamo sul tuo numero.
La maggior parte dei clienti crea il messaggio con il nostro assistente di sintesi vocale: scrivi il testo, scegli una voce e la registrazione è subito pronta. Se preferisci usare una voce tua, puoi registrare il messaggio da te e inviarci il file audio.
Sì, i menu si possono annidare senza limiti. Una configurazione molto usata è per esempio un menu della lingua seguito da un menu dei reparti, e non c’è un massimo al numero di livelli che puoi usare.
Sì, ogni opzione può essere collegata a un numero di telefono, una coda, una segreteria, un messaggio registrato, un webhook o un altro menu. Così costruisci esattamente il flusso di chiamata adatto al modo di lavorare della tua azienda.
Sì, è una configurazione molto usata. Puoi far scegliere prima la lingua a chi chiama («per l’italiano premere 1, per l’inglese premere 2»), dopodiché sente le opzioni dei reparti nella lingua scelta.
No, il menu di selezione è incluso senza costi aggiuntivi in Servizio clienti, indipendentemente dal numero di opzioni o di livelli che usi.
