Austria
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Spagna
Stati Uniti
Svezia«Non è questo che avevamo concordato.»
Basta una frase e diventa la tua parola contro quella del cliente. Con una registrazione non è più una discussione ma una questione di riascoltare insieme, e ci vogliono venti secondi invece di una settimana di e-mail.
Registrazioni nel tuo dashboard
cerca: 02 3453 3258 · questa settimana
- +39 347 248 8104 martedì 14:07 · Giulia 4:12
- +39 06 5550 0199 martedì 11:33 · Luca 1:48
- +39 333 512 0773 lunedì 16:52 · Giulia 7:26
Cerchi per numero, data o ora. Le ascolti nel browser, le scarichi come file o le recuperi tramite l'API. Dopo trenta giorni spariscono da sole: quello che vuoi conservare, lo scarichi.
Tre momenti in cui vorresti aver registrato la chiamata
E in tutti e tre i casi vale la stessa cosa: scopri di aver bisogno della registrazione solo quando la chiamata è già finita. È proprio per questo che deve avvenire in automatico.
Nasce una discussione su cosa è stato concordato
Un prezzo, una data di consegna, un impegno. Senza registrazione diventa una discussione su chi ricorda meglio, e la perdi più spesso di quanto pensi, anche quando avevi ragione.
Arriva qualcuno di nuovo e non senti come va
Ascoltare in diretta mette a disagio e i giochi di ruolo sono finti. Riascoltare tre chiamate vere in una riunione di team insegna più di un pomeriggio di formazione, e richiede venti minuti.
Devi poter dimostrare cosa è stato detto
In alcuni settori è un obbligo e non un lusso. Allora non conta il fatto che registri, ma come lo hai organizzato: ne parliamo più avanti.
Non serve nessun apparecchio
La registrazione avviene da noi, sulla rete, non su un telefono. Non c’è quindi nulla da installare, e funziona su ogni telefono del tuo team, anche su un cellulare senza app. Riguarda le chiamate che arrivano sul tuo numero CallFactory; le chiamate che il tuo team fa in uscita non vengono registrate.
- Passo 1
La attivi per numero
Dal tuo dashboard, con effetto immediato. Puoi averla attiva su un numero e non su un altro.
- Passo 2
Entrambe le parti in un solo file
Chi chiama e il tuo collega, in un’unica registrazione. Nessuna traccia separata da unire dopo.
- Passo 3
La ritrovi
Cerchi per numero, data o ora. La ascolti nel browser, la scarichi o la porti nel tuo sistema tramite l’API.
- Passo 4
Sparisce da sola
Dopo il periodo che imposti tu. Quello che vuoi tenere più a lungo lo scarichi, e da quel momento è da te e non più da noi.
Registrare si può, ma comporta alcune responsabilità
Registrare una chiamata tocca i dati di un’altra persona. La maggior parte di ciò che ne consegue la gestiamo noi dalla nostra parte, ma non tutto, e la parte che spetta a te è proprio quella che si tende a dimenticare. Qui trovi chi fa cosa.
Gestito dalla nostra parte
- Archiviazione all’interno dell’UE, con un accordo per il trattamento dei dati
- Nessun addestramento di modelli sul contenuto delle tue chiamate, stabilito per contratto
- Al massimo trenta giorni, ed entro questo limite il periodo lo imposti tu
- Eliminazione automatica alla scadenza del periodo, senza che nessuno debba pensarci
- Solo l’amministratore accede alle registrazioni, non chiunque possa entrare nel dashboard
- Registrazione sulla rete, quindi su nessun telefono c’è qualcosa che possa andare perso
Questo resta a te
- Informare chi chiama. Una frase nel messaggio di benvenuto è il modo abituale, e la inserisci tu: farlo è una tua responsabilità, non nostra
- Avere una base giuridica per registrare e saper spiegare per cosa usi le registrazioni
- Scegliere chi è amministratore, perché è lui che accede alle registrazioni. È una cerchia più ristretta di «chi può entrare nel dashboard», e vale la pena pensarci un momento
- Rispondere se qualcuno chiede la sua registrazione o ne chiede la cancellazione
- Scegliere cosa scarichi. Ciò che porti via da noi esce dal nostro periodo di conservazione e diventa il tuo archivio
Questa non è una consulenza legale. Cosa vale esattamente per il tuo settore dipende da cosa fai e con chi parli al telefono: un’agenzia di recupero crediti ha obblighi diversi da una pizzeria al taglio. Quello che possiamo dire è cosa succede dalla nostra parte, ed è scritto qui sopra.
Quattro scelte, e la prima è la più importante
Quali numeri registri
Non per forza tutti. Un numero commerciale e una linea reclami portano chiamate diverse da una linea interna, e non serve conservare tutto per trarne vantaggio.
Inizia con il numero da cui nascono le discussioni. Quasi sempre basta per capire se ti serve.
Per quanto tempo le conservi
Da pochi giorni fino a trenta. Più breve è quasi sempre meglio: meno conservi, meno devi spiegare e meno può trapelare.
Sette giorni coprono quasi ogni discussione che emerge entro una settimana. Trenta servono a chi ha bisogno di una documentazione verificabile.
Cosa dice il tuo messaggio di benvenuto
La frase con cui informi chi chiama. La inserisci tu nel messaggio che viene riprodotto prima della conversazione, e con la sintesi vocale la cambi in pochi minuti.
Breve e semplice: «questa chiamata viene registrata per finalità di qualità e formazione». Renderla più complicata non la migliora.
Cosa scarichi e cosa lasci scadere
Scaricare non significa fare una copia ma iniziare un archivio. Da quel momento conservazione, protezione e cancellazione spettano a te.
Scarica solo la chiamata che ti interessa, non l’intera settimana. Ti risparmia più avanti una domanda che non vorresti ricevere.
Incluso in Servizio clienti
La registrazione delle chiamate è inclusa in Servizio clienti, per un massimo di otto persone a €49 al mese; a seconda del periodo di conservazione e del volume di archiviazione può applicarsi una piccola tariffa aggiuntiva per l’archiviazione estesa.
Sulla registrazione delle chiamate
È così che dovrebbe essere, ed è la prassi abituale: una frase nel messaggio di benvenuto. Cosa serve esattamente nel tuo caso dipende dal tuo settore e da con chi parli al telefono, e non spetta a noi stabilirlo. Quello che facciamo è renderti facile inserire e modificare quella frase.
Se vuoi. La trascrizione non è attiva di default; la aggiungi quando ti serve. Poi puoi cercare ciò che è stato detto invece di ascoltare finché non lo senti.
Da noi no. Quello che ti serve più a lungo lo scarichi, e a quel punto è nel tuo archivio. È un limite voluto: più a lungo conserviamo le registrazioni, più si accumulano dati che appartengono ai tuoi clienti e di cui sei responsabile tu.
L’amministratore dell’account. Non tutti quelli che possono lavorare nel dashboard accedono quindi alle registrazioni: è una cerchia volutamente più ristretta. Chi sia, lo decidi tu.
No. Si tratta delle chiamate che arrivano sul tuo numero CallFactory. Le chiamate che il tuo team fa in uscita restano escluse, quindi una telefonata commerciale avviata da voi non è tra le registrazioni.
No. Archiviazione e trattamento avvengono all’interno dell’UE, con un accordo per il trattamento dei dati, e il contenuto delle tue chiamate non viene usato per addestrare modelli. È stabilito per contratto e non è una regola interna che domani può cambiare.
Sì. La registrazione avviene sulla rete e non sul telefono, quindi non importa dove arriva la chiamata né da quale paese viene il numero.
Sì. Sia chi chiama sia il membro del tuo team vengono registrati in un unico file audio, così senti l’intera conversazione.
No. La registrazione avviene dal lato di CallFactory, quindi dalla tua parte non servono app, microfoni o hardware aggiuntivo.
Accedi al dashboard, cerchi per numero di telefono, data o ora e riproduci la registrazione direttamente nel browser. Puoi anche scaricarla come file audio.
Il periodo di conservazione lo imposti tu, e alla sua scadenza le registrazioni vengono eliminate automaticamente. Quelle che ti servono più a lungo le scarichi prima che scadano.
Sì. Tramite l’API recuperi le registrazioni in modo programmatico e le salvi nei tuoi sistemi, come un archivio, un ambiente per la conformità o un’applicazione interna.
No. Non c’è un limite di tempo per le singole registrazioni, quindi anche le conversazioni lunghe vengono registrate per intero.
La registrazione delle chiamate è inclusa in Servizio clienti; a seconda di quanto a lungo vanno conservate le registrazioni, per periodi di conservazione estesi può applicarsi una piccola tariffa aggiuntiva.
