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Stati Uniti
SveziaUna segreteria che ascolti davvero.
Il problema della segreteria non è mai stato registrare i messaggi, ma ascoltarli. Un messaggio che devi andare a recuperare, non lo recuperi. Per questo qui arriva semplicemente come file audio nella tua e-mail, insieme al resto del tuo lavoro, dove lo vedi davvero.
Così arriva un messaggio
- Da
- Segreteria CallFactory
- A
- reception@bianchi-partner.it
- Ricevuto
- martedì 18:42
Messaggio in segreteria sul 02 3453 3258 — da +39 347 248 8104
Un normale file audio in una normale e-mail. Nessuna app, nessun codice da comporre, nessuna casella separata. Lo inoltri a un collega come inoltri qualsiasi e-mail.
Chi altrimenti riattacca e basta
Senza segreteria non sai nemmeno che ha chiamato. Non c’è una chiamata persa da seguire, nessun numero da richiamare, nessuna traccia. Per te non ha mai chiamato.
Senti perché ha chiamato
Una chiamata persa ti dà un numero. Un messaggio in segreteria ti dà la domanda, e spesso puoi rispondere con un’e-mail invece che con una seconda telefonata.
Lo senti con le sue parole
Quello che ha detto esattamente, con l’enfasi che ci ha messo. Eviti il filtro di un collega che riferisce il messaggio, e in caso di reclamo senti subito quanto è arrabbiato.
Arriva alle persone giuste
I messaggi del numero principale alla reception, quelli della linea commerciale all’ufficio commerciale. Ogni numero consegna ai propri indirizzi, e possono essere più di uno.
Tre momenti in cui entra in gioco
La segreteria non è quasi mai la prima destinazione. È ciò che succede quando il resto del tuo instradamento ha finito, ed è per questo che è l’impostazione a cui tutti arrivano e che nessuno controlla.
Nessuno risponde
Hanno squillato tutte le destinazioni della sequenza e non c’era nessuno. È il percorso normale, e scatta dopo il tempo di squillo che hai impostato.
La coda arriva al limite
Qualcuno ha atteso fino al tempo massimo. Invece di una chiamata interrotta, ha la possibilità di lasciare un messaggio.
Sei fuori orario
Fuori dai tuoi orari di apertura o in un giorno festivo. Allora la segreteria è l’intero percorso e chi chiama sente subito il tuo saluto serale.
Due modalità che non fanno squillare affatto il telefono
La segreteria non deve per forza essere una rete di sicurezza. Puoi anche farle gestire l’intera chiamata, e per alcuni numeri è esattamente ciò che vuoi.
Direttamente in segreteria
Il telefono non squilla. Chi chiama sente il tuo saluto e lascia subito il messaggio. Nessuno deve rispondere e nessuno viene disturbato.
A cosa serve: una linea ordini fuori orario, una linea per le segnalazioni, un numero di iscrizione per una promozione. Tutto ciò in cui il lavoro è il messaggio e non la conversazione.
Un avviso, senza messaggio
Chi chiama sente ciò che deve sapere e poi la chiamata termina. Non può lasciare nulla, perché non c’è nulla da lasciare.
A cosa serve: la chiusura per ferie di agosto, un numero trasferito, un giorno in cui tutto l’ufficio è fuori. Meglio di una segreteria che quella settimana nessuno svuota.
La seconda è l’opzione più onesta che ci sia. Se sai che questa settimana comunque nessuno richiamerà, far lasciare un messaggio è una promessa che non mantieni. Meglio dire subito quando sarai di nuovo disponibile.
Quattro scelte, e l'ultima decide se funziona
Cosa sente chi chiama
Il tuo saluto: registrato da te o scritto con la sintesi vocale. Di’ quando richiami, perché è quello che una persona vuole sapere prima di iniziare a parlare.
«La richiameremo domani mattina» porta messaggi più utili di «lasci un messaggio dopo il segnale acustico».
A quali indirizzi arriva
Un indirizzo o più di uno, e diversi per ogni numero. La linea commerciale all’ufficio commerciale, il numero principale alla reception.
Impostane almeno due. Un solo indirizzo significa che i messaggi restano fermi appena quella persona è assente.
Quando si attiva
Dopo quanti secondi, oppure subito. Più aspetti, più persone riattaccano prima di arrivare alla segreteria, e quelle non le vedi mai.
Somma l’intera sequenza di squilli. Se in tutto supera i quaranta secondi, quasi nessuno arriva più a sentire la tua segreteria.
Chi la ascolta, e quando
Non è un’impostazione ma un accordo, ed è l’unica cosa che decide se la segreteria serve a qualcosa. Una persona, ogni mattina, a un orario fisso.
Una casella condivisa che controllano «tutti» è una casella che non controlla nessuno.
In ogni pacchetto, anche per una sola persona
La segreteria intelligente è inclusa senza costi aggiuntivi in ogni pacchetto, da Numero aziendale a Servizio clienti.
Sulla segreteria
No. Il messaggio arriva come file audio nella tua e-mail e lo ascolti come apri qualsiasi allegato. Non c’è un codice da comporre, nessuna app e nessuna casella separata.
Sì, colleghi più indirizzi a ogni numero. È anche consigliabile: un solo indirizzo significa che non succede nulla appena quella persona è assente.
Sì. Ogni numero ha il proprio saluto di segreteria e i propri destinatari, quindi la linea commerciale e quella di assistenza possono dire ciascuna una cosa diversa a chi chiama la sera.
Sì. In quel caso chi non trova nessuno sente il segnale di occupato o passa a un’altra destinazione che imposti tu. Raramente è la scelta migliore, ma si può fare.
Registri un messaggio sul tuo cellulare e ci invii il file audio, oppure usi il nostro assistente di sintesi vocale per generare un saluto professionale da un testo. Puoi modificare il saluto in qualsiasi momento.
Sì. In modalità solo messaggio chi chiama viene indirizzato direttamente alla segreteria, il che è utile per linee ordini, numeri per i feedback o linee per le segnalazioni.
Sì. In modalità solo annuncio chi chiama sente il tuo messaggio e la chiamata termina automaticamente senza che venga fatta alcuna registrazione. Utile per la chiusura dell’ufficio o per cambiamenti temporanei.
Dal dashboard o contattando il nostro supporto, e puoi attivare o disattivare la segreteria in qualsiasi momento.
Sì. Non c’è un limite, quindi puoi aggiornare il saluto in base alla stagione, cambiarlo durante le ferie o adattarlo quando cambia la tua situazione.
Sì. Se la coda raggiunge il tempo di attesa impostato e nessuno è disponibile, a chi chiama viene offerta la segreteria invece di una chiamata interrotta.
