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Stati Uniti
SveziaPiù chiamanti che colleghi? Nessuno trova occupato.
Quando i chiamanti sono più dei colleghi, nessuno sente il segnale di occupato. Mantengono il loro posto, sentono quante persone hanno davanti e arrivano al primo collega che si libera.
Coda — Studio medico Navigli
LiveChi chiama mantiene il suo posto. Chi riattacca lo perde, e il tuo team lo ritrova nelle statistiche.
Un segnale di occupato è un cliente che chiama il tuo concorrente
Con tre chiamate contemporanee e due persone al telefono, la terza deve andare da qualche parte. Senza coda finisce in segreteria o trova occupato, e in entrambi i casi la conversazione finisce lì.
Gestire i picchi senza personale in più
Il lunedì mattina, il giorno dopo una newsletter, l’ora dopo un guasto: è proprio allora che chiamano in tre contemporaneamente. La coda li accoglie con il personale che hai già.
Chi chiama sa cosa aspettarsi
«Lei è il secondo in coda» è tutt’altra cosa rispetto al silenzio. È dimostrato che le persone restano in attesa più a lungo se sanno quanto manca.
Vedi cosa ti sei perso
Quante persone hanno atteso, per quanto tempo e quante hanno riattaccato prima che qualcuno rispondesse. È l’unica misura onesta per capire se il tuo personale è sufficiente.
Quattro passaggi, e nessuno richiede un tecnico
- 01
Le linee sono occupate
Tutti i colleghi che rispondono a questo numero sono al telefono. Senza coda, il chiamante successivo trova occupato.
- 02
Chi chiama entra in coda
Sente un messaggio con la sua posizione, poi la tua musica di attesa o un messaggio che registri tu.
- 03
Lo prende il primo che si libera
Chi chiude per primo la sua chiamata riceve il successivo in coda. Decidi tu se seguire un ordine fisso o passarlo a chi è libero da più tempo.
- 04
Chi non viene servito non va perso
Se l’attesa dura troppo, la chiamata passa alla segreteria, a un numero di cellulare o a un voicebot. Il limite in minuti lo decidi tu.
Quattro scelte determinano come viene vissuta la tua coda
Una coda non è un interruttore acceso/spento. Queste quattro impostazioni fanno la differenza tra chiamanti che restano in linea e chiamanti che riattaccano. Ce le comunichi e noi le impostiamo sul tuo numero; le destinazioni che seguono le cambi poi da solo.
In ordine fisso o a chi è libero da più tempo
In un team in cui tutti sanno fare tutto, «libero da più tempo» divide il lavoro in modo uniforme. Se hai una persona che gestisce da sola la maggior parte delle domande, la metti in prima posizione e tieni gli altri come riserva.
Solo musica, la sua posizione o il tempo previsto
L’annuncio della posizione funziona con le code brevi: «è il secondo in coda» suona chiaro. Con le code lunghe funziona meglio un’indicazione del tempo, perché il settimo posto suona peggio di quattro minuti.
Il limite, e cosa succede dopo
La segreteria, l’inoltro a un cellulare o un voicebot che raccoglie la richiesta e richiama. Senza limite, chi chiama resta in linea finché non riattacca da solo, ed è il peggior esito possibile.
Se i colleghi vedono la coda in tempo reale
Mostrare che ci sono tre persone in attesa cambia il modo in cui lavora un team: le chiamate si accorciano e chi è libero risponde subito. Alcuni team preferiscono di no; è una scelta.
Incluso in Servizio clienti
La coda è inclusa senza costi aggiuntivi in Servizio clienti, per un massimo di otto persone a €49 al mese. Il nostro ottimo team di supporto la configura per te e concorda con te in che misura vuoi usarla, e puoi attivarla sia su un numero di telefono italiano sia su un numero internazionale.
Sul sistema di coda chiamate
Lo decidi tu. Scegli un massimo in minuti e cosa succede dopo: la segreteria, l’inoltro a un numero di cellulare o un voicebot che raccoglie la richiesta. Senza limite, chi chiama resta in linea finché non riattacca da solo, e di solito non è quello che vuoi.
Se lo vuoi. Scegli cosa sente chi è in attesa: solo musica, la sua posizione in coda o il tempo di attesa previsto. L’annuncio della posizione funziona con le code brevi; con quelle lunghe funziona meglio un’indicazione del tempo, perché il settimo posto suona peggio di quattro minuti.
Sì. Ci fornisci i tuoi file audio, che si tratti di musica, di un saluto con il nome del tuo marchio o dell’annuncio di una promozione. L’assistente di sintesi vocale genera in pochi secondi un messaggio di attesa professionale, che il nostro ottimo team di supporto attiva per te e aggiorna non appena ci comunichi una modifica.
Sì. Ogni numero ha la sua coda, quindi un numero italiano e una serie di numeri internazionali hanno ciascuno la propria musica di attesa e le proprie regole per ciò che succede dopo il limite.
Sì. Nelle statistiche vedi quante persone hanno atteso, per quanto tempo e quante hanno riattaccato prima che qualcuno rispondesse. È l’unica misura onesta per capire se il tuo personale è sufficiente.
Non appena tutti i membri del team sono al telefono e qualcuno chiama, la coda si attiva automaticamente. Chi chiama sente la tua musica di attesa o il tuo messaggio ed entra in coda in ordine di arrivo, così chi aspetta da più tempo viene collegato per primo appena un membro del team si libera.
La capacità la concordiamo con te in anticipo: quante linee riserviamo per te e quante chiamate prevedi, per esempio durante una campagna di marketing o un picco stagionale. Su questa base configuriamo la coda.
Sì. Il nostro ottimo team di supporto collega la coda a un menu di selezione in cui chi chiama sceglie prima il reparto, per esempio 1 per l’ufficio commerciale e 2 per l’assistenza. Ogni reparto ha poi la sua coda, con musica, tempi di attesa e regole di trabocco separati.
Il nostro ottimo team di supporto collega la coda all’instradamento chiamate basato su calendario, così è attiva solo negli orari di lavoro che ci indichi. Fuori da quegli orari le chiamate vanno subito in segreteria oppure viene riprodotto un messaggio di chiusura, e il team di supporto gestisce tutto per te in un unico punto.
