Comunicazione globale per un mondo in movimento

Il settore viaggi funziona su fusi orari, lingue e stagioni — spesso tutti contemporaneamente. Un viaggiatore bloccato a Bangkok alle 3 del mattino non può aspettare che il tuo ufficio apra alle 9 a Milano. Un ospite che chiama il tuo hotel a Parigi si aspetta di essere salutato in francese, non in italiano. A luglio il tuo volume di chiamate triplica, e a febbraio hai a malapena bisogno di un telefono.

CallFactory è costruito per esattamente questo tipo di complessità — instradamento flessibile che si adatta a fusi orari, lingue e domanda stagionale, il tutto da un unico dashboard.

I viaggiatori si fidano dei numeri locali. Un turista italiano in Spagna è più propenso a chiamare un numero +34 piuttosto che un numero +39 di una sede centrale. Un viaggiatore francese che prenota un hotel a Londra preferisce un numero locale britannico piuttosto che un numero internazionale.

Con CallFactory, aggiungi un numero locale in ogni paese in cui operi — visualizzato sul tuo sito web, nella tua app e sui tuoi materiali di prenotazione. Tutte le chiamate vengono instradate al tuo team centralizzato o all’ufficio locale. Un dashboard, una fattura, controllo totale su ogni mercato.

I tour operator gestiscono prenotazioni, modifiche, cancellazioni e richieste urgenti — spesso per viaggiatori che sono già in viaggio. Un menu telefonico ben strutturato smista queste chiamate prima che raggiungano un agente: « Premi 1 per nuove prenotazioni, premi 2 per modificare una prenotazione esistente, premi 3 per assistenza urgente in viaggio. »

Le richieste urgenti vengono instradate al team di turno immediatamente. Le prenotazioni e le modifiche finiscono nella coda giusta durante l’orario d’ufficio, o in segreteria fuori orario con un messaggio che informa i chiamanti del tempo di risposta previsto.

Ogni hotel ha bisogno del proprio numero di telefono — per le prenotazioni, il servizio ospiti e le richieste locali. Ma gestire decine di numeri con provider e contratti diversi per ogni proprietà crea un incubo operativo.

CallFactory centralizza tutti i numeri degli hotel su un unico dashboard. Aggiorna i messaggi di benvenuto stagionali su tutte le proprietà contemporaneamente. Instrada le chiamate per hotel, per dipartimento (prenotazioni, reception, spa) o per lingua. Se un hotel è temporaneamente chiuso — bassa stagione, ristrutturazione — reindirizza le chiamate alla struttura partner più vicina o all’ufficio centrale prenotazioni in pochi secondi.

I viaggiatori hanno emergenze a tutte le ore — voli persi, passaporti smarriti, cancellazioni dell’ultimo minuto, problemi medici all’estero. Un numero di emergenza dedicato con instradamento basato sul tempo garantisce che queste chiamate raggiungano sempre qualcuno.

Durante l’orario lavorativo italiano, le chiamate vanno al tuo team principale. Fuori orario, vengono inoltrate a un partner o a un team in un altro fuso orario. Se nessuno risponde, la chiamata si escala alla persona successiva nella catena. Nessuna segreteria come ultima fermata per un viaggiatore in difficoltà.

Da giugno a settembre, i volumi di chiamate impennano. Il tuo team a organico pieno non riesce a stare al passo, e assumere personale permanente per quattro mesi di lavoro non ha senso economico.

La nostra coda di chiamate assorbe il picco, tenendo i chiamanti in attesa con un messaggio professionale. Aggiungi personale stagionale al tuo instradamento con pochi clic — ricevono le chiamate sul loro cellulare tramite la rete dell’operatore, nessuna app necessaria. Quando la stagione finisce, rimuovili dal team e torna alla configurazione normale. Paghi solo quello che usi.

Un chiamante compone il tuo numero francese e sente un saluto in francese. Un chiamante compone il tuo numero tedesco e sente in tedesco. Ogni numero può avere il proprio messaggio di benvenuto, il proprio menu telefonico e le proprie regole di instradamento — il tutto gestito dallo stesso dashboard.

Se hai agenti multilingue, puoi instradare le chiamate in base al numero composto all’agente che parla quella lingua. Le chiamate francesi al team francofono, le chiamate tedesche agli agenti che parlano tedesco, e tutto il resto al tuo team italofono predefinito. Il chiamante ottiene un’esperienza nativa senza che tu abbia bisogno di un ufficio locale.

Le compagnie aeree, le compagnie di autobus e gli operatori ferroviari gestiscono enormi volumi di chiamate — prenotazioni, modifiche, cancellazioni e reclami. Quando si verificano interruzioni — cancellazioni dei voli, ritardi dei treni, chiusure stradali — il volume di chiamate può moltiplicarsi per dieci in pochi minuti.

Il nostro IVR gestisce questa scala in modo affidabile. I chiamanti vengono instradati in base alla loro esigenza — riprenotazione, rimborso o informazioni di viaggio — e il sistema prioritizza di conseguenza. I messaggi di attesa possono essere aggiornati in tempo reale con le ultime informazioni sulle interruzioni usando il nostro motore text-to-speech.

Le società di noleggio auto e i servizi transfer aeroportuali dipendono da prenotazioni telefoniche — soprattutto dall’estero. Un numero locale in ogni paese in cui operi garantisce che i viaggiatori possano raggiungerti senza costi di chiamata internazionale.

Usa un menu telefonico per separare le nuove prenotazioni dalle modifiche o cancellazioni. Le nuove prenotazioni si instradano direttamente al team vendite; le modifiche vengono gestite da un team di supporto separato o dalla segreteria fuori orario. Ogni chiamata viene registrata con il nostro pannello di statistiche — così puoi vedere quali mercati generano più prenotazioni e assegnare il personale di conseguenza.

I fornitori di assicurazioni di viaggio devono essere raggiungibili 24/7 — perché gli assicurati hanno problemi nei momenti più scomodi. Una gamba rotta sulle piste da sci in Austria, un furto di passaporto su un’isola greca, un ricovero ospedaliero in Thailandia.

Un numero di emergenza dedicato con instradamento basato sul tempo garantisce che queste chiamate raggiungano sempre qualcuno. Durante l’orario del tuo ufficio italiano, le chiamate vanno al team sinistri. Fuori orario, vengono inoltrate a un centro assistenza partner o a un team internazionale. Il nostro sistema gestisce i fusi orari automaticamente — instradando le chiamate a chi è sveglio e disponibile in qualsiasi momento.

Una campagna pubblicitaria televisiva per le vacanze estive, una promozione su Instagram per un pacchetto last-minute, un cartellone pubblicitario in una stazione ferroviaria — ognuno può mostrare il proprio numero di telefono univoco per tracciare quale campagna genera più chiamate.

Con CallFactory, configuri un numero dedicato per ogni campagna. Le chiamate vengono instradate al tuo team vendite normalmente, ma il nostro pannello di statistiche suddivide i volumi per numero — così sai esattamente quale campagna sta funzionando e quale no. Quando la campagna finisce, il numero viene disattivato o riutilizzato.

Le agenzie di gestione delle destinazioni — consorzi regionali per il turismo, uffici del turismo cittadini, APT — gestiscono le richieste dei visitatori per un’intera regione o destinazione. Un unico numero con un menu telefonico può coprire tutto: « Premi 1 per informazioni sugli alloggi, premi 2 per eventi e attività, premi 3 per informazioni sui trasporti. »

Ogni opzione viene gestita da un team diverso o inoltrata a un ente partner. Fuori orario, i chiamanti sentono un messaggio registrato con i principali punti di interesse, link al sito web e l’opzione di lasciare un messaggio. La DMO può aggiornare il messaggio stagionalmente — promozioni estive, mercatini di natale, festival primaverili — usando il nostro motore text-to-speech.

Hai bisogno che il tuo sistema telefonico comunichi con il tuo sistema di prenotazione, il CRM o la piattaforma di gestione alberghiera? La nostra API privata collega i due — ma non nel modo che potresti aspettarti. Non ti consegniamo una libreria generica lasciandoti a capire come funziona. Tu ci dici cosa ti serve, noi confermiamo la fattibilità e costruiamo gli endpoint esatti per te.

Integra le statistiche delle chiamate nel tuo dashboard. Scarica le registrazioni automaticamente. Instrada i viaggiatori VIP al loro agente dedicato in base all’ID chiamante. Attiva una notifica quando un ospite di alto valore chiama la reception. Il tuo sviluppatore scrive su endpoint che sono garantiti per funzionare — nessuna improvvisazione, nessun tempo di sviluppo sprecato.

Poiché abbiamo costruito e operiamo la nostra piattaforma, possiamo estenderla per qualsiasi caso d’uso. Se la tua azienda di viaggi ha bisogno di qualcosa che non esiste ancora, lo costruiamo.

Non siamo un rivenditore — operiamo la nostra piattaforma IVR. Quando qualcosa deve essere cambiato, lo cambiamo noi stessi. Quando si verifica un problema, possiamo individuarlo esattamente, fino al livello del carrier. Se sei con un rivenditore, devono prima chiamare il loro fornitore di piattaforma, che deve poi investigare, che deve poi rispondere a loro, che poi rispondono a te. Quando un viaggiatore è bloccato all’aeroporto e il tuo numero non funziona, questa catena semplicemente non funziona.

Poiché amiamo tutti la tecnologia — e passiamo il nostro tempo libero a sperimentare con computer, telefoni, IVR e IA — ci sono sempre più colleghi online in qualsiasi momento. Se succede qualcosa, qualcuno è già lì. La nostra casella di supporto viene monitorata sere, notti e fine settimana. Il nostro team è su Slack con notifiche sui nostri cellulari, così rimaniamo in contatto 24 ore su 24. Per i clienti che lo desiderano, configuriamo un canale Slack dedicato in modo da poterci contattare istantaneamente tramite messaggio in qualsiasi momento.

Con altri provider, hai bisogno di SLA rigorosi e costosi per ottenere questo livello di attenzione. E quando qualcosa accade davvero, lo SLA spesso risulta essere solo un pezzo di carta — il supporto non c’è quando ne hai bisogno. Il nostro SLA “best effort” è il migliore che puoi ottenere: membri del team motivati che conoscono la piattaforma a fondo e vogliono aiutarti.